Créer un client

Modifier un client existant

Clients enregistrés

Types de suivi

Types de clients

1. Sélectionner les destinataires

2. Composer l'email

Sommaire

1. Se connecter

Rends-toi sur https://alx.aethoria.fr depuis ton navigateur (ordinateur, tablette ou téléphone), entre ton email et ton mot de passe, puis clique sur Se connecter.

2. Le Tableau de bord

La page d'accueil après connexion, pour l'année sélectionnée (flèches ← → en haut) :

• Le nombre de clients actifs, de contrats en cours et de séances prévues — ces 3 pastilles sont cliquables et déplient un tableau détaillé juste en dessous (une seule à la fois) ; la pastille "Séances prévues" affiche un petit texte rouge « ⚠ X en retard » s'il y en a, et le tableau correspondant surligne ces lignes avec un badge « Action requise »
• Un calendrier sur 4 mois (précédent, courant, et les 2 suivants, sur une seule ligne) avec une pastille dorée sur chaque jour ayant une séance prévue — pastille et contour rouges si la date est passée sans que la séance ait été marquée (nécessite ton action) ; clique sur un jour pour filtrer le tableau "Séances prévues" sur cette date
• Un graphique du chiffre d'affaires par mois (janvier à décembre) — chaque mois est cliquable et déplie juste en dessous le détail de tout le CA réalisé ce mois-là (date de paiement, client, montant)
• Un graphique des séances réalisées par mois
• Deux graphiques en anneau : les 10 types de suivi les plus utilisés, et les 10 générant le plus de CA
• Un tableau du CA cumulé par client, trié du plus haut au plus bas, filtrable par statut et année

3. Onglet Création

Créer un client : nom, prénom, email, téléphone (optionnel), type de client (liste que tu enrichis toi-même), puis le type de suivi :

• Un type de rendez-vous Calendly — crée un suivi individuel classique (date, montant, note par séance)
• Contrat — nombre de séances engagées, date de début, CA total, mode de paiement (unique ou échelonné)

Modifier un client existant : sélectionne-le dans la liste déroulante puis clique Modifier.

4. Onglet Gestion

La liste de tes clients est masquée par défaut (bouton « Afficher la liste ») — elle se déplie automatiquement dès que tu utilises un filtre :

• Rechercher (nom / prénom), Statut (Tous/Actifs/Inactifs), Année (dernière activité)

Sur chaque ligne : Désactiver/Activer, Modifier, Supprimer (irréversible, confirmation « SUPPRIMER » requise).

Suppression en masse : coche plusieurs clients, un bouton « Supprimer la sélection » apparaît (même garde-fou).

Export / Import CSV (disponible aussi dans l'onglet État) : exporte toute ta liste en un clic ; réimporte un fichier modifié pour des changements en masse — les lignes avec un id existant mettent à jour le client, les lignes sans id en créent un nouveau, aucun client absent du fichier n'est supprimé, et toute nouvelle valeur de type est automatiquement ajoutée à la liste réutilisable.

Types de suivi — la liste rassemble à la fois les types synchronisés depuis Calendly (🔗) et tes types ajoutés manuellement :

• Un champ de recherche te permet de filtrer la liste au fil de la saisie
• Ajouter un type manuel librement, en plus de ceux importés de Calendly
• Modifier ou Supprimer un type — uniquement possible sur les types manuels ; ceux venant de Calendly (🔗) sont verrouillés et doivent être changés directement dans Calendly, puis resynchronisés
• Renommer un type met automatiquement à jour tous les suivis qui l'utilisent
• Si tu essaies de supprimer un type encore utilisé, l'app te propose de réaffecter en masse tous les suivis concernés vers un autre type avant de supprimer — pratique même si 50 suivis sont concernés

Types de clients — même principe que les types de suivi (recherche, ajout, modification, suppression avec réaffectation en masse si le type est encore utilisé), en plus simple puisqu'il n'y a pas de lien avec Calendly ici.

Synchroniser avec Calendly : récupère tes types de rendez-vous à jour depuis Calendly, sans jamais toucher à tes types manuels.

5. Onglet Suivi Client

Tape un nom ou prénom : la liste des clients actifs se réduit au fil de la saisie (liste complète visible par défaut). Clique sur un client pour ouvrir sa fiche — bouton ← Retour à la liste disponible en haut.

Pour un suivi individuel : CA réalisé cumulé automatique, bouton ⏳ À faire / ✅ Réalisée et 🚫 Annuler par séance, bouton Modifier (date, montant, note, date de paiement, suivi de rattachement), bouton Modifier le type sur l'en-tête.

Pour un contrat : progression (séances réalisées/engagées) avec barre de progression ; bouton Modifier le contrat pour corriger la date de début, le nombre de séances engagées, le CA total, le mode de paiement, et (en paiement unique) la date de réception du paiement. En paiement unique, bouton ⏳ En attente / ✅ Reçu pour marquer le paiement global reçu (déclenche l'email de confirmation au client). En paiement échelonné, tableau de l'échéancier avec bouton ⏳ En attente / ✅ Reçu par échéance (même email de confirmation à chaque validation), bouton Modifier par échéance (montant, date d'échéance, et date de réception du paiement si tu veux la renseigner à la main), ajout d'autres échéances, et bouton → Relancer ses impayés qui t'amène directement sur l'onglet Relances filtré sur ce client.

6. Onglet État

Vue d'ensemble filtrable : nom, prénom, email, téléphone, type et CA cumulé, trié du plus haut CA au plus bas. Chaque colonne se filtre indépendamment.

7. Onglet Mail

Envoie un email à plusieurs clients à la fois, avec le logo ALX et une mise en forme HTML propre.

1. Sélectionner les destinataires : filtre par nom, prénom, type, statut, ou plage de CA, puis coche les clients ou utilise « Tout sélectionner (résultats filtrés) ». La sélection reste active même si tu changes les filtres.

2. Composer : deux modèles prêts à personnaliser (« Reprise de contact », « Invitation à un événement ») ou pars d'une page blanche. Utilise {prenom} dans ton texte pour une personnalisation automatique.

8. Onglet Relances

Liste toutes les échéances de paiement non réglées, toutes clientes confondues, triées par date d'échéance. Pour chaque ligne, le statut indique si la relance automatique J-2 ou J+10 a déjà été envoyée.

Clique sur Relancer pour ouvrir un email pré-rédigé (même ton que la relance automatique), modifiable avant envoi. Tu peux aussi arriver sur cet onglet déjà filtré sur un client précis via le bouton → Relancer ses impayés dans sa fiche contrat.

9. Intégration Calendly

Quand une personne réserve, annule, ou reprogramme un créneau sur ton Calendly, la plateforme agit automatiquement :

• Client inexistant → créé automatiquement, téléphone inclus ; client inactif → repasse actif
• Un suivi correspondant au type de RDV est créé ou réutilisé, la séance est ajoutée (montant à zéro, à compléter)
• Une annulation ou reprogrammation marque automatiquement la séance correspondante comme Annulée

10. Rapports et emails automatiques

Reçus automatiquement à alexandra@alx-coaching.fr :

• Le 5 de chaque mois : rapport de chiffre d'affaires et des séances réalisées du mois précédent
• Le 5 de chaque mois : rapport des clients inactifs (3 tranches)
• Contrats échelonnés : échéancier récapitulatif envoyé au client à chaque création/ajout d'échéances
• Relances automatiques pour échéances impayées : au client (copie toi) 2 jours avant, puis 10 jours après si toujours impayée
• Confirmation de réception au client (copie toi) dès qu'une échéance ou un contrat en paiement unique est marqué « Reçu »

11. Conformité RGPD

• Un client inactif depuis 3 ans est automatiquement et définitivement supprimé
• Email d'alerte 2 jours avant — tu peux encore réactiver le client à ce moment-là
• La suppression tourne automatiquement chaque jour ; email de confirmation listant les clients effacés

12. Quelques conseils

• Marque une séance Réalisée seulement une fois qu'elle a effectivement eu lieu
• Ne clique sur Reçu qu'une fois l'argent réellement encaissé
• Complète le montant des séances créées via Calendly (0€ par défaut)
• Resynchronise les types Calendly après un nouveau type de RDV
• Utilise les recherches et filtres dès que ta liste de clients s'allonge
• Teste un envoi groupé sur 2-3 clients avant un envoi important
• Préfère Désactiver un client à le Supprimer si tu veux garder l'historique
• Pense à te déconnecter sur un appareil partagé